Comment rédiger un bon brief client ?

Rédiger un bon brief client est l'une des étapes les plus importantes dans l'organisation d'un événement. Un brief bien rédigé pose les bases d'une collaboration réussie entre le client et l'agence, permettant de définir clairement les attentes, les objectifs, et les détails nécessaires pour planifier et exécuter un événement.

Un brief client bien structuré est plus qu'un simple document ; c'est un outil de communication essentiel qui aide à aligner la vision du client avec les capacités de l'agence. En clarifiant les objectifs de l'événement, en détaillant les aspects logistiques, en définissant le budget et l'échéancier, et en précisant les exigences techniques et créatives, vous pouvez minimiser les risques de malentendus et de surprises désagréables

Avant de commencer à rédiger le brief, il est crucial de bien comprendre les objectifs de l'événement. Demandez au client quels sont les buts principaux : est-ce pour augmenter la notoriété de la marque, lancer un nouveau produit, ou renforcer les relations avec les clients existants ? Une compréhension claire des objectifs permet de mieux orienter toutes les décisions de planification.

Par exemple, un événement visant à renforcer les relations avec les clients pourrait nécessiter une approche plus personnalisée, tandis qu'un lancement de produit pourrait se concentrer sur des démonstrations et une large couverture médiatique. 

Vous devez également inclure toutes les informations logistiques pertinentes : 

• Date
• Heure
• Lieu
• Nombre de participants

Une compréhension claire de ces éléments aidera à éviter des malentendus futurs. Par exemple, le choix du lieu peut être influencé par le nombre de participants et par les équipements disponibles sur place. Si l'événement nécessite des installations spécifiques, comme une scène pour des présentations ou des écrans pour des projections, il est essentiel de le préciser dès le départ. De même, la logistique de l'événement, y compris la gestion des invitations, l'accueil des invités et la coordination des prestataires, doit être planifiée minutieusement pour éviter tout imprévu le jour J.

Précisez le budget alloué et établissez un échéancier détaillé. Cela permet de définir les limites financières et temporelles, garantissant que toutes les parties respectent les délais et les contraintes budgétaires. Un budget clair aide à éviter les dépassements de coûts et permet de prioriser les dépenses en fonction des éléments les plus importants pour le client. L'échéancier, quant à lui, doit inclure des dates clés pour la validation des concepts, la réservation des lieux, la confirmation des prestataires, et bien sûr, le jour de l'événement. En ayant une feuille de route bien définie, vous pouvez suivre les progrès et ajuster les plans en cas de besoin, tout en assurant que tous les jalons sont atteints dans les temps.

Lors de vos réunions, vous devez noter toutes les exigences techniques (comme l'équipement audiovisuel) et créatives (comme le thème de l'événement ou les élément de décoration par exemple). Plus vous serez précis, plus il sera facile de répondre aux attentes du client. 

Pour finir, vous devez définir les points de contact et les canaux de communication. Planifiez des réunions régulières pour valider les étapes clés et assurer une collaboration fluide entre l'agence et le client. Il est crucial de déterminer dès le départ qui sera le principal interlocuteur du côté du client et de l'agence. Cela évite la confusion et garantit que toutes les communications importantes passent par les bonnes personnes. Des réunions de suivi régulières permettent de discuter des progrès, de résoudre les problèmes potentiels, et d'ajuster les plans si nécessaire.

En instaurant une communication ouverte et transparente, vous pouvez garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

A vous de jouer !